Asistente de Logística - Venezuela

Detailed description available on the official website.

• Apoyar al Oficial de Logística en la ejecución de los procesos de adquisición, mediante la recolección de cotizaciones, la elaboración de cuadros comparativos preliminares y la preparación de los formatos de compra establecidos por CESVI, sin decidir sobre la adjudicación.
• Recibir y revisar de forma preliminar las Solicitudes de Compra (PR) enviadas por los equipos de programas, verificando que estén completas y firmadas, y devolverlas al Oficial de Logística señalando la información faltante.
• Realizar sondeos y consultas de precios en el mercado local según las especificaciones entregadas, y mantener actualizado el listado de contactos de proveedores registrados.
• Dar seguimiento a los pedidos en curso ante proveedores (confirmación de disponibilidad, fechas de entrega, estatus de despacho) y reportar de inmediato al Oficial de Logística cualquier retraso o incumplimiento.
• Realizar la recepción de bienes junto con el almacén, verificando cantidades y especificaciones contra la Orden de Compra (PO) y la nota de entrega del proveedor, y apoyar la elaboración de las Notas de Recepción de Bienes (GRN).
• Preparar, foliar y completar los expedientes de compra con la documentación de soporte (cotizaciones, PO, GRN, facturas, guías de despacho), entregándolos al Oficial de Logística para su revisión y validación final.
• Ejecutar las tareas diarias de almacén: recepción, verificación, etiquetado, ubicación física, apilamiento y despacho de los suministros, siguiendo las instrucciones del Oficial de Logística.
• Mantener actualizados los registros de movimiento de existencias del almacén, asegurando que ningún ítem salga sin el formato autorizado correspondiente.
• Participar en los conteos cíclicos y en los inventarios generales, apoyando la conciliación entre el saldo físico y el registro del sistema, y reportando de inmediato al Oficial de Logística cualquier diferencia, daño o pérdida detectada.
• Aplicar las metodologías de rotación de existencias definidas (p. ej., PEPS/FIFO), verificando fechas de vencimiento y condiciones de los ítems sensibles, y alertando sobre existencias próximas a vencer.
• Mantener el almacén ordenado, limpio, señalizado y con los pasillos despejados, cumpliendo las medidas de seguridad y de control de acceso establecidas en los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) de CESVI.
• Apoyar la preparación, carga, acompañamiento y descarga de los envíos hacia los sitios de distribución en el Área Metropolitana de Caracas y en terreno, verificando que la carga corresponda a lo documentado y entregando los soportes firmados al regreso.
• Coordinar la programación diaria de los vehículos consolidando las solicitudes de movilización de los equipos y presentándolas al Oficial de Logística para su autorización.
• Verificar diariamente que las bitácoras/libros de ruta de los vehículos estén correctamente completados por los conductores (kilometraje, ruta, consumo de combustible, ocupantes) y archivar los registros.
• Llevar el control de los consumos de combustible, vales y facturas asociadas, y consolidar la información para los reportes del Oficial de Logística.
• Dar seguimiento al calendario de mantenimiento preventivo, coordinar el ingreso de los vehículos al taller según la instrucción recibida y reportar de inmediato cualquier falla, accidente o incidente.
• Verificar la vigencia de licencias de conducir, documentación legal de los vehículos y dotación de emergencia (extintor, botiquín, caucho de repuesto), reportando los vencimientos con antelación.
• Apoyar el etiquetado, codificación y registro de los activos nuevos en el registro centralizado, documentando ubicación, usuario asignado, estado y fecha de adquisición.
• Participar en las verificaciones físicas periódicas de activos en oficinas, casas de huéspedes (guesthouses) y almacenes, apoyando la conciliación con el registro maestro.
• Preparar la documentación de soporte para las transferencias, préstamos, bajas y disposición final de activos, para revisión y autorización del Oficial de Logística y de las instancias correspondientes.
• Mantener actualizados los formatos de entrega y devolución de equipos al personal, asegurando que cuenten con las firmas requeridas.
• Mantener el archivo físico y electrónico de la documentación logística ordenado, foliado, completo y de fácil consulta, conforme a los estándares de archivo de CESVI y a la preparación para auditorías.
• Escanear, nombrar y cargar los soportes documentales en las carpetas compartidas de la misión según la nomenclatura establecida.
• Consolidar y actualizar los formatos y matrices de seguimiento (estatus de compras, existencias, uso de flota) que sirven de insumo para los informes que elabora el Oficial de Logística.
• Informar de inmediato al Oficial de Logística sobre cualquier irregularidad, discrepancia, riesgo de seguridad o posible incumplimiento observado durante la ejecución operativa, absteniéndose de resolverlo por cuenta propia.
• Cumplir y hacer cumplir en su ámbito de acción los protocolos de movimiento establecidos, asegurando que ninguna salida a terreno se realice sin la autorización y el registro previo correspondiente.
• Apoyar al Oficial de Logística, en su rol de Punto Focal de Seguridad de la base, con la recolección de la información operativa que se requiera para los documentos y SOP de seguridad de la misión.
• Verificar diariamente el funcionamiento básico de las medidas de seguridad física en las instalaciones logísticas (candados, cierres, iluminación, control de acceso de visitantes al almacén) y reportar las fallas.
• Mantener comunicación permanente durante los desplazamientos, siguiendo los procedimientos de reporte establecidos por el coordinador.
• Trabajar en estrecha coordinación con el Oficial de Logística y, cuando así se le indique, con el Gerente de Logística y Cadena de Suministro, respetando la línea de reporte establecida.
• Atender de manera oportuna y respetuosa las solicitudes operativas de los equipos de programas, canalizando por medio del Oficial de Logística toda solicitud que exceda su nivel de decisión.
• Apoyar a conductores, personal de mantenimiento y personal de limpieza en la organización de sus tareas diarias, según la asignación del Oficial de Logística.
• Participar en las inducciones, capacitaciones y talleres de revisión de logística y cadena de suministro convocados por la misión.